Che si parli di aziende oppure di enti pubblici uno dei problemi che da sempre ha interessato il mondo dell’informatica e dei software è sicuramente quello dell’archiviazione e corretta gestione dei documenti.
Sebbene infatti nell’immaginario collettivo questa sembri una professione obsoleta e che ricorda i vecchi archivisti nelle biblioteche l’importanza di poter gestire e poter accedere in maniera continuativa e aggiornata alla documentazione e quindi avere una gestione documentale corretta ed efficiente è di fondamentale importanza sia per il gestore aziendale sia per l’utente finale.
Le difficoltà che si possono incontrare nella gestione documentale sono di vario ordine e categoria che possono essere facilmente individuabili durante il lavoro pratico e che si possono riscontrare tutti i giorni in tutti gli uffici. Sicuramente i numerosi software azienda e gestione elaborati negli ultimi anni hanno facilitato la gestione massiva di tale documentazione però le problematiche di fondo che si cerca di risolvere con software sempre più aggiornati e tecnologicamente avanzati sono raggruppabili principalmente in tre macro categorie di spreco. Lo spreco di carta, la maggior parte della documentazione stampata non viene più riutilizzata, lo spreco di energie da parte degli addetti ai lavori che in molti casi sono costretti a copiare il documento in questione fino a sei volte e lo spreco più generale che viene individuato nello smarrimento o sbagliata archiviazione quindi perdita dei documenti.
Molti economisti ed esperti del settore definiscono il problema della gestione documentale come la prova del buono stato di salute dell’azienda, ciò non toglie che la sua risoluzione permetta di snellire non di poco molte delle pratiche che quotidianamente impegnano le forze lavoro a disposizione. Sicuramente la soluzione che può facilitare, e i alcuni casi drasticamente risolvere la problematica di cui stimo parlando è quella di appoggiarci ad un software che ci permetta di risolvere in maniera peculiare le nostre problematiche e le cui potenzialità vadano sfruttate al meglio.
Sicuramente quando si decide di investir parte del nostro capitale in tale direzione bisogna assicurarsi che il software sia in grado di soddisfare le nostre esigenze, siano esse relative a big buyer come alla produzione capacità finita o qualsiasi altra problematica ci troviamo ad affrontare durante la vita lavorativa. Di certo caratteristiche imprescindibili sono quelle relative alla facilità di condivisione delle informazioni e dei contenuti così come la sicurezza e la navigabilità all’interno dei differenti database a nostra disposizione. Irrinunciabili sono poi le caratteristiche relative ai processi documentali che devono soddisfare esigenze che spaziano dalla gestione della posta elettronica, all’intero ciclo di vita dei documenti e fax. Importante è anche essere certi che questi sistemi informatici supportino funzionalità relative alla firma digitale.
Appoggiarsi a queste tecnologie permette di conseguire dei vantaggi notevoli che passano dalla riduzione degli spazi fisici necessari all’abbattimento dei costi di gestione fino ad arrivare alla tutela della riservatezza e l’inalterabilità dei documenti (elementi sempre più importanti non solo per clienti e utenti ma anche per le aziende di piccola grande e media entità). Notevoli sono poi i vantaggi in termini di efficienza del personale e rispetto dell’ambiente.
A cura di Martina Celegato
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